Además de la automatización de registro de facturas con la eliminación del esfuerzo, la automatización de este proceso trae consigo más
beneficios para las empresas. Por eso es necesario saber si su compañía está avanzando o no en el proceso a la velocidad que exige la norma.
Cada vez más son las empresas que han reemplazado los métodos tradicionales de ventanilla de radicación y de pagos físicos, horarios y tramitadores, por la implementación de facturas electrónicas que le permiten, si se hace de forma adecuada, gozar de mayor velocidad en la radicación de facturas, menos errores en la recepción, una disminución en las actividades manuales y un desgaste mínimo en procesos operativos.
Además de la contabilización automática de facturas de proveedores, otros beneficios que tienen las empresas al adoptar esta práctica electrónica son tener una validación automática, generar un registro en el Sistema de Planificación de Recursos Empresariales y recibir la factura electrónica desde un correo electrónico con el formato XML.
De igual forma, este modelo de facturación representa ahorros significativos ya que permite ahorrar tiempo en procesos operativos, pues el sistema de facturación envía la factura de forma simultánea a la Dian y a los clientes, brindando una notificación de quienes lo recibieron. Así mismo, permite la estandarización de procesos, eliminación de flujos físicos de información, velocidad en procesos de aprobación, autogestión para proveedores, trazabilidad de la información, avisos y contacto permanente con el proveedor.
Es clave tener en cuenta que los avances tecnológicos implican un proceso de transición y adaptación. Por lo que es necesario adoptar estándares que permitan la interoperabilidad y que todos los proveedores tecnológicos lo cumplan. Así como los que reciben las facturas establezcan controles alternos para asegurar la continuidad de la operación. El modelo de facturación fue adoptado en el país a través del Decreto 2242 de 2015, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016, y su objetivo principal es la masificación en el uso de la factura electrónica en Colombia lo que representa para las empresas una disminución del costo de facturación, respecto de los sistemas hechos en papel.
En este sentido, la Dian ha avanzado en este proceso al definir un estándar de documento XML en 2015, basado en UBL 2.0, (un conjunto de estándares que definen internacionalmente cómo deben ser los documentos electrónicos) y ahora, en 2019, con una actualización a UBL 2.1; además de una reglas que permiten que los datos garanticen integridad y veracidad en la información facturada antes de ser entregada al cliente.
Además, se dispone de un servicio electrónico para pruebas de habilitación, recepción de ejemplares de factura electrónica, autorización de proveedores tecnológicos y un catálogo con la información de los participantes en factura electrónica. Este modelo permite que quienes deseen, pueden voluntariamente postularse para facturar electrónicamente. También le otorga facultades a la Dian para seleccionar a contribuyentes o sectores para que facturen por este medio.
Para la Dian, este proceso es fundamental, porque la adecuada implementación de la factura electrónica, impactará positivamente el recaudo y la estrategia de control de la evasión en el IVA.
Actualmente quienes están realizando facturación electrónica en el país son las empresas que han sido seleccionadas por la DIAN y quienes decidan implementar este modelo voluntariamente. Dos casos que ya han empezado a implementar este formato de facturación adaptándose de manera eficiente son
Alkosto, que tan solo en el mes pasado recibió casi el 44% de su facturación de manera electrónica y automática, y Conconcreto que reemplazaron los lugares de recepción físicos por ventanillas digitales completamente automatizadas y utilizan diferentes tecnologías para que el proveedor pequeño y grande pueda radicar sus facturas electrónicas.
Para generar una factura electrónica existen dos formas, una de estas es a través de una solución de facturación electrónica dispuesta por el responsable de facturar o por medio de los servicios de un proveedor tecnológico, de acuerdo con la Normatividad establecida en el Decreto 2242 de 2015.
En Colombia esta masificación de la factura electrónica con validación previa, permitirá que muchos grandes receptores de facturas optimicen sus procesos usando los datos que ahora se entregarán de forma electrónica logrando trámites de cero papel y contabilización electrónica en un gran porcentaje de facturación.
Fuente: Dinero.com
