Para elaborar una solicitud efectiva se deben describir los siguientes componentes:
• Datos personales y de la persona jurídica en caso de aplicar: Describir toda la información relacionada con sus datos personales como nombre, apellidos, dirección y teléfono de contacto, ciudad y su correo electrónico. En caso de ser una persona jurídica adicionar el nombre de la compañía, Nit y nombre completo del representante legal de la misma.
• Si la solicitud hace referencia a una oficina o funcionario de la entidad: Señalar el nombre de la oficina o persona sobre la cual se desea hacer referencia.
• Nombre del funcionario encargado de su cuenta, en caso de que tal situación aplique.
• Detalles sobre las operaciones y hechos objeto de su solicitud. Registrar el mayor detalle posible de los hechos y operaciones que son objeto de su solicitud como las fechas de la ocurrencia de los hechos, si es posible la hora, los productos o servicios relacionados, los montos de las operaciones (si aplica), los nombres de las personas con quienes mantuvo contacto para la realización de las mismas, las condiciones de asesoría (si aplica) y todo aquello que considere que la entidad debe conocer para realizar un correcto análisis y resolución del caso.
• Documentos soporte de su solicitud: Adjunte los soportes que dan evidencia de su solicitud o considere necesarios para realizar un correcto análisis y resolución de su solicitud como cheques, consignaciones, correspondencia, extractos de cuenta, recibos de caja, comprobantes de egreso, entre otros.
